【建议收藏】律师教你如何正确邮寄文书

一、选择EMS邮寄法律文件

法律文书及其他重要的文件、资料，必须选用中国邮政特快专递EMS寄发。

（EMS全球邮政特快专递）

为什么我们只用EMS邮寄法律文件？很多人可能不知道，能够邮寄国家机关公文的企业只有邮政EMS。中国邮政独家承担国家机关公文的寄递，以此保障国家机关公文的通信安全、保障公众的信息安全。

这种情况下，实务中很多法院在接收文件时也一律只接收EMS，拒收其他的快递公司文件邮寄，为了保证我们的法律文件能够准时、安全地被司法机关接收，我们认为法律文件的邮寄必须选用EMS。

二、正确填写快递单

随着EMS邮政系统的信息化革新，目前使用电子快递面单的快递点是主流，本文也将着重指导如何填写电子快递面单：

1、如何正确填写电子快递面单

EMS电子快递面单呈“贴纸状”分为上下两联，用户使用手机微信扫描面单二维码后于手机上进行邮寄信息的填写。扫描二维码后，手机上将出现EMS的电子面单填写界面，依据提示填写相应内容：

（左图为“电子快递面单”，右图为“手机扫描后的填写页面”）

第一，正确填写收件方和寄件方详细信息：如果明确约定了联系人或寄件人的，此处应当填写约定的人员；如果没有约定联系人或寄件人的，此处应当填写合同的当事人或其法定代表人或负责人；寄件人的地址应当为寄件人所属单位的有效联系地址，寄件人地址应当明确、详细，以便于邮寄人员或收件人与寄件人及时取得联系。

（正确填写收件方和寄件方详细信息）

第二，填写完寄件人和收件人信息后，务必点击“物品信息栏”，进入页面后，勾选“文件”，并且在“备注”内容里输入所邮寄的法律文件信函名称、内容简述及数量，例如“寄给张三，XX设备整改通知函一份”

（“物品信息栏”—“文件”—“备注”）

第三，手机端点击“提交”，电子面单上用水笔填写所邮寄文件的简单信息。完成上述操作后，即完成EMS电子面单填写。

 第四，电子面单完成填写下单后，用户可以在微信小程序“EMS中国邮政速递物流”或EMS自己的APP查询自己的邮寄记录、送达情况等，也可以选择取消自己的邮寄。

（微信EMS小程序界面）

2、EMS纸质面单

数智时代，目前使用EMS纸质面单的频率越来越低。但是不用担心，纸质面单的规范操作也是大同小异。

第一，寄件人和收件人名称的填写

明确约定联系人的，应当填写约定的人员；如果没有约定联系人的，应当填写合同的当事人（如为自然人），或合同当事人的法定代表人或负责人（如为非自然人）。

第二，寄件人和收件人地址的填写

寄件人的地址应当为寄件人所属单位的有效联系地址，寄件人地址应当明确、详细，以便于邮寄人员或收件人与寄件人及时取得联系。

第三，寄件人和收件人所属单位的填写

寄件人所属单位为寄件人所在单位法定名称的全称（营业执照名称），可在企业信用信息网查询。

单位名称原则上应与邮件内容的发件人保持一致。

第四，交寄人签名

交寄人的签名应当清晰，容易被辨识，推荐使用“正楷”字体书写，避免笔迹不清。

第五，内件品名【重要】

写明邮寄的文件名全称、数量，以及主要内容（根据实际情况）。例如：“（2021）浙0102民初xxxx号判决书原件ｘ份”；“缴费明细、催缴物业费通知：请于收到本通知之日起三日内缴清物业费，逾期则一切后果均由您承担”等等。

第六，寄件日期

寄件日期必须明确具体，精确到X年X月X日。

三步，保存证据环节【极为重要】

寄件人应保留邮件文件，形成证据链以证明将文件送达收件人。一般而言包括：另一份邮寄文件正本、EMS面单正本复印件、EMS面单寄件人存原件以及邮件送达打印页等。

1）保留一份寄出文件

将EMS邮寄函件正本编号，并在函件正本中注明：本文件一式两份，一份寄件人存，一份以EMS的方式发送，且注明函号。

2）保留一份填写完毕并要寄出的快递单复印件及寄件人留存的原件

首先，将文件正本放入EMS文件袋，密封。并将填写好完整信息的EMS面单粘贴在EMS文件袋上，再用A4纸复印（EMS面单+寄件袋）页。

其次，将EMS面单寄件人存（第三联/客户联）撕下，粘贴至EMS面单复印件上。

最后，如有条件，将“寄件人留存原件”、“EMS面单复印件”、“EMS面单寄件人存”的PDF扫描件，再一并发送收件人email电子邮箱，避免邮寄错误。

3）取得收件回执文件

邮件交寄时，开通收件回执功能，告知邮政人员邮件送达收件人后，必须向我方提交收件回执（并加盖邮政公司印章），并对收件回执进行复印并保存。

4）打印邮件送达详单

EMS寄出后六个月以内登录全球邮政特快专递网站http://www.ems.com.cn/ ，在邮件查询一栏输入运单号和网页验证，对邮件进行查询。

5）取得邮件退回说明（如有）

邮件被退回的，应要求邮局出具证明，说明退回原因，并保留退件原件。

6）将邮寄的法律文件的另一份正本、快递面单（EMS联）复印件和EMS面单寄件人存（客户联）原件、收件回执、邮件送达详单等相关资料建档封存，方便查阅调取使用。

至此，邮寄法律文件的标准流程结束。

你学会了吗？

还不懂，没事！咱们回顾一遍！

回顾

正确邮寄一份法律文件总共分三步：

选择EMS——正确填写快递单——保存邮寄的证据

原则上重要的文件都应当参照本指引邮寄，以下文件是务必需要遵循规范邮寄流程的：

1、收件方为相关司法行政机关（如：仲裁委员会、法院、检察院、公安局、环保局、管委会、及其他各级政府部门）的文件；

2、律师事务所（或律师）的文件；

3、己方向客户、供应商等第三方寄发的公函、沟通函、催款函、通知函等各类函件；

4、己方向员工寄发的各类劳动人事类文件。

5、其他可能作为诉讼证据的文件。

邮寄文件，看似甚至是一件不值一提的小事，但却可能成为案件成败的关键，希望每一位读者都能够参考本指引规范自身的邮寄程序。