以案说法：企业货币资金循环的风险防范
〖案例简介〗
替出纳代班3天侵吞50万
今年27岁的南昌人魏某，毕业于南方一所重点高校，在校期间曾获得会计学和法学双学位。2005年，魏某毕业后应聘到南昌一家国有建筑公司担任会计。
2009年12月的一天，该公司出纳有事需请假3天，公司临时安排魏某兼任出纳。其间，魏某利用兼任出纳职务之便，通过收取公司进账现金存入自己银行账户的方法，一次性侵吞公司资金50万元。
回到自己岗位后，魏某还利用自己担任公司会计并兼任公司承建江西中科中诚办公楼、厂房工程，南昌市园林绿化局机场路景观工程东侧一期土方工程1标段等3个工程项目主管会计的职务之便，以缴税为由，分3次侵吞公司资金54万余元。
挥霍公款购买奢侈品
生活中的魏某，是个热衷奢侈消费的人。魏某侵占公司104万元公款后，大肆挥霍，除偿还自己多张银行信用卡的透支款约20万元外、还预付购买宝 马车的订金10万元、购买钻石项链花费4万余元、购买名牌衣服和高档手机花费约6万元，购买了3台品牌电脑及高档进口美容化妆品等。
好景不长，2011年初公司财务交接对账的时候，魏某挪用公司巨额资金的事实被发现。魏某考虑到自己没有任何偿还能力，只好携带剩余的10万多元逃匿，暂住在郊区某高校附近的一小旅馆内。公司发现魏某潜逃后，遂向南昌市公安局青云谱分局报案，后魏某在一网吧被抓获。
〖案例点评〗
本案例中，魏某之所以走上了犯罪的道路，一方面是由于他本人的贪婪、个人素质比较差，另一方面企业内部控制存在严重漏洞是导致魏某犯罪成功的主要原因。公司的财务和出纳部门是企业的核心部门之一，该部门的内部控制设置不完善，将会非常容易滋生犯罪并造成企业的损失。在本案中，魏某利用了企业内部控制存在的漏洞侵吞公款并大肆挥霍，对公司造成百万元以上的损失由于魏某明显缺乏偿还能力而很难被追讨回来。
该公司的内部控制存在以下的缺陷：
1、不相容职务由一人担任，魏某在担任公司会计同时，还兼任出纳工作。可以在没有第三者知道的情况下擅自进行账务处理侵吞公款，而且由于他既是会计又是出纳，所以银行对账单也完全由他一人管理，很容易对银行对账单进行伪造，所以就没有人发现他的行为。
2、公司长时间不对企业货币资金循环进行核对、对账、审计等监督工作，致使账款不符的现象一直未被发现。
〖案例分析〗
货币资金主要包括库存现金、银行存款以及其它货币资金。货币资金是企业资产的重要组成部分，是企业资产中流动性最强的一种资产。在实务当中，货币资金之间以及货币资金与非货币资金之间频繁的相互转换，这种周而复始的循环过程被称为货币资金循环。
货币资金循环中，企业应当重点防范以下法律风险：
1、资金管理违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。
2、资金管理未设置审批或未进行授权或超越授权审批，可能因重大差错、员工舞弊、欺诈而导致损失。
3、银行账户的开立、审批、使用、核对和清理不符合国家有关法律法规要求，可能导致受到处罚造成资金损失。
4、资金记录不准确、不完整，可能造成账实不符或导致财务报表信息失真。
5、有关票据的遗失、变造、伪造、被盗用以及非法使用印章，可能导致资产损失、诉讼以及信用损失。
由于货币资金是企业流动性最强的资产，企业必须加强对货币资金的管理，建立良好的货币资金内部控制，以确保全部应收取的货币资金均能收取，并及时正确地予以记录；全部货币资金支出是按照经批准的用途进行的，并及时正确地予以记录；库存现金、银行存款报告正确，并得以恰当保管；正确预测企业正常经营所需的货币资金收支额，确保企业有充足又不过剩的货币资金余额。
尽管由于每个企业的性质、所处行业、规模以及内部控制健全程度等不同，而使得其与货币资金相关的内部控制内容有所不同，但以下要求通常被要求共同遵循：
（一）岗位分工及授权批准
企业应当建立资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理资金业务的不相容岗位相互分离、牵制、监督。
资金业务的不相容岗位至少应当包括：
1、资金支付的审批与执行
2、资金的保管、记录与盘点清查
3、资金的会计记录与审计监督
出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。 企业不得由一人办理货币资金业务的全过程。
企业应当对货币资金业务建立严格的授权审批制度,明确审批人对货币资金业务的授权审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理货币业务的职责范围和工作要求。审批人应当根据货币资金授权审批制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员有权并应当予以拒绝，并应及时向审批人的上级授权部门报告。
具体程序可以设计如下：
1、支付申请。企业有关部门或个人用款时，应当提前向审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、支付方式等内容，并附以有效的合同或相关证明。
2、支付审批。审批人依据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的申请，应当拒绝审批。
3、支付复合。复合人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核，确认支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐全，金额是否正确，支付方式、支付对象是否妥当等。复合无误后，由出纳人员办理支付手续。
4、办理支付。出纳人员应当根据复合无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记库存现金和银行存款日记账。
另外需要注意的是，企业应当定义重要货币资金支付业务，并对符合定义的该类业务实行集体决策和审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金的犯罪行为。企业对于未经授权的机构或人员，应当严格禁止其办理货币资金业务或解除货币资金。
（二）现金和银行存款的管理
1、企业应当加强现金库存限额的管理，超过库存限额的现金应及时存入银行。
2、依据《现金管理暂行条例》的规定，企业对于不符合现金开支范围的业务应当通过银行转账办理。
3、企业现金收入应当及时存入银行，不得用于直接支付企业自身的支出。因特殊情况需坐支现金的，应当事先报经开户银行审查批准。
企业借出款项必须设计和执行严格的授权审批程序，严禁擅自挪用、解除货币资金。
4、企业取得的货币资金收入必须及时入账，不得私设“小金库”，不得账外设账，严禁收款不入账。
5、有条件的企业，可以实行收支两条线和集中收付制度，将收入和支出分线管理，加强对货币资金的集中统一管理。
6、企业应当严格按照《支付结算办法》等国家法律法规规定，加强对银行账户的管理，严格按照规定开立账户，办理存款、取款和结算。银行账户的开立应当符合企业管理的实际需要，不得随意多开账户，禁止企业内设部门自行开立银行账户。
企业应当定期检查、清理银行账户的开立和使用情况，发现未经审批擅自开立银行账户或者不按规定及时清理、撤销银行账户的情况，应当及时处理并追究相关责任人的责任。
企业应当加强对银行结算凭证的填制、传递及保管等环节的管理与控制。
7、企业应当严格遵守银行结算纪律，不得签发空头支票或远期支票，套取银行信用；不得签发、取得和转让没有正式交易和债权债务的票据。
8、企业应当指派专人定期核对银行账户，每月至少核对一次，编制银行存款余额调节表，并指派对账人员以外的其他人员再次审核，确定银行存款账面余额与银行对账单余额已经调节相符。若调节不符，应当查明原因，及时处理。
企业应当加强对银行对账单的稽核和管理。出纳人员一般不适合同是从事银行对账单的获取、银行存款余额调节表的编制工作。若需出纳人员办理上述工作的，应当指定其他人员进行审核、监督。
9、实行网上交易、电子支付等方式办理支付业务的企业，应当与承办银行签订网上银行操作协议，明确双方在资金安全方面的责任和义务、交易范围等。操作人员应当严格依据授权和密码进行规范操作。
使用网上交易、电子支付方式的企业办理支付业务，不得应支付方式的改变而随意简化、变更支付货币资金所必须的授权审批程序。网上交易操作和电子支付操作属于不相容岗位，企业应将其控制分离，并配备专人加强对交易和支付行为的审核。
10、企业应当定期和不定期地进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。
（三）票据及印章管理
企业应当加强与资金相关的票据的管理，明确各类票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和处理程序，并专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和被盗用。
企业因填写、开具失误或者其他原因导致作废的法定票据，应当按规定予以保存，不得随意处置或销毁。对超过法定保存期限、可以销毁的票据，在履行审核批准手续后进行销毁，但应当建立销毁清册并由授权人员监销。
企业应当设立专门的账簿对票据的转交进行登记；对收取的重要票据，应留有复印件并妥善保管；不得跳号开具票据，不得随意开具印章齐全的空白支票。
企业应当加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应由专人保管，个人名章应当由本人或其授权人员保管，不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。
按规定需要由有关负责人签字或盖章的经纪业务与事项，必须严格履行签字或盖章手续，用章必须履行相关的审批手续并进行登记。
（四）监督检查
企业应当建立对货币资金业务的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。
货币资金检查的内容主要包括：
1、货币资金业务相关岗位及人员的设置情况，重点应当关注是否存在货币资金业务不相容岗位混岗的情况。
2、货币资金授权审批制度的执行情况，重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。
3、支付款项印章的保管情况，重点检查是否存在办理付款业务的所需全部印章是否由一人保管的现象。
4、票据的保管情况，重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在法律漏洞。
