【微矩阵精品】员工录用通知书，HR不可不知的法律风险

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用通知书实际上是用人单位向劳动者发出的愿意与其建立劳动关系的一种要约。一旦发出这个单方通知后，意味着单位要受到这个要约的约束，而劳动者可以选择要不要和发出通知的企业建立劳动关系。因此，在这种情况下，企业如果没有对录用通知进行风险防范的设计，很容易发生不必要的纠纷。

关于通知劳动者被录用了，在实践中，大体有两种做法，一种是发放录用通知书，另一种是电话或短信息通知录用了，那么，这两种方式有何区别呢？ 

事实上发放录用通知书或电话、短信息通知劳动者被录用了，在法律性质上都属于要约，只不过发放录用通知书，劳动者的举证会简单直接一些。电话、短信息通知录用的，一旦单位反悔不想录用了，打起官司起来，劳动者比较难举证。但是，为什么现在越来越多的企业HR喜欢发放录用通知书呢？答案是这样可以提高企业的格调。而口头通知就让人觉得很low。因此，如何管理和设计录用通知是HR必做的功课。

很多企业的录用通知书上都缺少失效时间的设计。这就导致企业一旦向劳动者发出录用通知后，除了在劳动者未作出接受录用的意思表示前向其发出撤销录用的通知外，企业发出的这份录用通知书理论上就存在一直持续有效的状态。现实操作中，确实有企业遇到过向劳动者发出offer，但迟迟未见到劳动者来入职，以为劳动者放弃了，就另行招聘了员工，结果后面这个劳动者又拿着offer来公司报道的情况。

        因此，企业在设计录用通知书时，必须要对这份发出的要约确定一个失效时间。例如：自您收到本录用通知书之日起十五个工作日内未与我司签订劳动合同的，视为自动放弃，本通知自动失效。

既然录用通知书是一种合同要约，就可以在要约中设置解除条件。根据《合同法》第四十五条规定：当事人对合同的效力可以约定附条件。附生效条件的合同，自条件成就时生效。附解除条件的合同，自条件成就时失效。

        因此，企业在设计录用通知书时，可以设计解除条款。例如：当出现下列情形之一时，本录用通知书自动失效：1、不具备政府规定的就业手续的；2、与原单位未依法解除、终止劳动合同的；3、与原单位存在竞业限制约定且本公司在限制范围之内的；4、应聘时提供个人简历、学历、职称等系不真实的；5、无法提供办理录用、社会保险等所需要的证明材料的；6、其他不诚信的行为的；……。这样就可以最大限度的保护用人单位的合法权益。

在设计录用通知书，应当包含哪些内容？这个根据不同公司的企业文化和操作流程，内容都不尽相同。但不管什么版本的录用通知，在设计内容时都要考虑清楚放上去的内容会不会給企业自身带来麻烦。要减少这种麻烦，最好的办法就是尽可能简化录用通知的内容，只要向求职者表达公司愿意录用他到某岗位工作即可。

        有些企业在设计录用通知书时，喜欢把录用岗位、薪酬、工作地、签订劳动合同期限等涉及劳动合同的相关要素都在录用通知书上予以表述，这就导致一旦劳动者对该录用要约作出了承诺，企业在后续签订正式劳动合同时涉及岗位、薪酬福利、合同期限等再也无回旋余地。

录用通知作为企业单方发出的合同要约，依法是可以被撤销的。而实务中，确实也存在企业起初已经向求职者发送了录用通知，但之后因为公司内部原因或者掌握了求职者其他情况而不希望与其签订劳动合同的问题。这个时候就需要撤销录用通知。但作为企业HR要清楚，一旦企业单方撤销录用通知，则存在承担缔约过失责任的风险。

        那么如何设计撤销方案，可以有以下几种选择：

        1）向求职者发出撤销录用通知书。这就要求用人单位在求职者明确向用人单位作出愿意入职的承诺前送达到求职者。

        2）通过降低薪酬或签订短期劳动合同的方式来变相撤销。这就是笔者在上文中建议用人单位尽可能简化录用通知的原因。如果在录用通知书上并没有明确劳动报酬和劳动合同期限，那么用人单位就可以通过降低薪酬或签订短期劳动合同的方式来实现变相撤销。当然这并不算一个好方法，特别是在使用降薪的时候，还要注意公司在招聘广告中是否对薪酬做了确定的表述。

        3）与求职者协商终止履行录用通知。这种方法的主动权在劳动者手上。

        4）用人单位直接拒绝与劳动者签订劳动合同。通常情况下，用人单位发出录用要约，劳动者作出同意的承诺，可以认为双方已经建立了劳动关系。如果单位直接拒绝签订劳动合同，则要承担相应责任。

上文提到了发书面的录用通知书存在诸多的法律风险，这就要求HR在录用通知的发出时间上要进行合理设计，尽可能规避这些风险。

        那么录用通知到底在什么时候发比较好呢？

        实践中，大多数企业的招聘流程是先发录用通知书，然后在员工办理入职手续时进行入职体检。这就造成，一旦员工体检结果不符合用人单位录用条件时，用人单位要单方与其解除劳动关系，需要支付的成本就很高。

       因此，建议企业可以把入职体检前置，等入职体检结果符合录用条件了，再向其发放录用通知书。