【微矩阵文选】申请机构的办公场所有何要求？
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自2016年2月起，新申请私募基金管理人登记、已登记的私募基金管理人发生部分重大事项变更，需通过私募基金登记备案系统提交中国律师事务所出具的法律意见书。律师将对申请机构经营范围、专业化经营原则、股权结构情况、实际控制人、子公司、分支机构和其他关联方、基本设施和条件、风险管理和内部控制制度等十四项逐一发表意见。
在进行私募基金管理人登记前，管理人需要做什么前期准备工作？需要向律师提供哪些材料呢?
PE100讼结合基金业协会相关要求及本团队的实操经验推出“基金备案速递”系列文章，每周两篇，仅供业内交流参考。
本篇主要从基金业协会对于申请机构的从经营场所、办公设备设施等方面进行解读。
注册地&实际经营地
申请机构注册地和实际经营场所不在同一个行政区域的，不影响私募基金管理人登记，前提是不影响其开展私募基金管理业务。同时申请机构应对有关事实如实填报，并解释注册地址与实际办公地址不一致的原因、办公场所的经营情况、是否有租赁合同、租赁合同是否到期，以及后续将如何安排也须作出说明；若贵机构无偿使用办公场所，需说明原因及合理性；若办公场所为股东无偿提供，应当提交股东与申请机构共同出具的无利益输送承诺函。
设立私募基金管理人，选择一个“好”的注册地址，能够为私募基金管理人带来诸多好处，比如税收优惠、政府奖励补贴等。
设立私募基金管理人时，可以综合考虑注册地址，选择一个最合适的地方。特别是在当下投融企业注册存在前置审批的情况下，选择一个快捷的地方注册私募基金管理人企业尤其显得重要。
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经营场所
经营场所也就是办公地址，比如面积不能过小、不可以与其他机构混同办公、要保障经营场所的独立隔离等。
办公场地一般是申请机构自行租赁，那么要求有租赁合同和产权证，产权证是为了保证租赁合同的有效性。
其中需要强调的是，如果公司属于房屋的二次或三次租户，需要提供相应的自上而下的产权证、房屋租赁协议及转租协议来说明公司与产权证中房主的关系。
如果是自有产权，提供产权证即可。如果是无偿使用，也需提供产权所有人的相关说明。
办公设备设施
公司的经营肯定离不开相应的办公设备设施。
一般来说，律所会要求公司提供设备实物照片、购买证明（发票）、办公设备清单和公司近一年的预算。现场尽调之后，在法律意见书中进行描述，以保证公司经营场所的真实有效性。
公司的设备设施，包括前期运营支出，将会影响到接下来的运营情况。所以一般可以通过商业计划书的形式描述近一年或者三年中，人员场地、设备成本，以及其他相关支出和各种业务收入，论证公司持续经营的财务能力。
1. 综合报送平台上需要填报的经营要素，主要包括注册地址、实际办公地址、办公大楼照片、办公前台照片这几项内容。
2. 注册地址是指营业执照上显示的地址，必须一字不落的填在系统上。而实际办公地址虽然可以与注册地不一致，但必须与房产证或者房屋租赁合同的地址一致。
3. 系统中需要上传公司大楼及前台照片，为了多角度显示公司的全貌，我们可以把公司大楼远景图（最好带有XX路XX号的门牌）、大楼前厅带有公司名称的流水牌拼成一张图上传在系统中“办公楼照片”处；把带有公司名称的前台图、办公工位或办公室内景图以及前台与办公区的过渡区拼成一张图上传在系统“公司前台”处。公司前台需要多角度拍摄。
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附：协会近期反馈
1. 办公场地的租赁合同即将到期，需说明后续安排。
2. 需说明机构无偿使用办公场所的原因及合理性。若办公场所为股东无偿提供，应当提交股东与申请机构共同出具的无利益输送承诺函。
3. 前台图片显示的【】，需请律师核实申请人公司是否有应报未报事项。请律师通过现场走访核查公司前台照片是否真实，并在补充法律意见书中说明相关情况。
4. 请补充描述机构办公场所经营情况，是否具有租赁合同；如机构注册地址与实际办公地址不一致，请解释相关原因。
5. 请对公司运营场所、办公条件、人员作出详细说明。
6. 根据《私募基金管理人登记法律意见书指引》相关要求，律师事务所及其经办律师应当就申请机构是否按规定具有开展私募基金管理业务所需的从业人员、营业场所、资本金等企业运营基本设施和条件发表明确结论性意见。贵机构对上述内容论述不足，请在法律意见书中描述实收资本信息，并且详细说明实缴资本如何足以支持企业未来六个月日常运营中的各项开支，如房屋租赁、员工工资、设备购买等相关支出的资金支持情况。
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