智仁矩阵 | 别老提裁员，来看看入职法律风险防范tips

编者按

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本周推送：【管鲍断金】的《别老提裁员，来看看入职法律风险防范tips》

引言

近些年来，尤其是疫情影响下的这三年，“裁员”二字似乎听得太过频繁。某些大厂一度被传每年裁员百分之几十以上，以至于人心惶惶。裁员对于企业来说意味着短时间内的一大笔经济成本以及管理成本，对于被裁的劳动者而言更是晴天霹雳，意味着短时间内的房贷断供甚至生计等重大问题。我们今天就来聊聊裁员的相反面，即关于入职的相关问题。

当然了，在劳动者正式入职用人单位之前，必然是经历了招聘、面试、接受OFFER等用工管理的前端环节，关于OFFER的被鸽问题可点击《案例分析/已收or已发录用通知书后被鸽了，可以要求赔偿吗？》，而入职阶段可分为入职审查、入职手续、入职告知、劳动合同签订等环节。

一、入职审查

于用人单位而言，对劳动者的入职审查是十分必要的，但实务中入职审查经常容易被忽略，或者说审查只是流于形式。入职阶段可对以下方面进行审查：

1）劳动者主体审查；必须审查劳动者身份证原件，并留好身份证复印件存档。劳动者需年满16周岁，但对于年满16周岁未满18周岁的未成年工，应当定期进行健康检查，建立健康档案等，劳动密集型企业尤其应当注意未成年工的招用问题。

2）兼职审查；常理而言大多企业自然不希望劳动者去兼职，但我们国家并不禁止双重劳动关系。故对于劳动者兼职比较在意的用人单位可让劳动者在入职声明中承诺没有兼职及作出与单位劳动关系存续期间不会兼职的相关意思表示。

3）资格、资质、任职审查；对包括劳动者的学历证书、学位证书、执业资格证书、工作经历等进行审查，当然审查的方式就是核对原件以及留存复印件，复印件要求劳动者面签，签署与原件一致，否则自愿承担相应后果等承诺。

4）保密审查；高新技术企业类特别需要注意劳动者与“老东家”的关系，如其承担了上一家单位的保密义务，例如签了保密协议，掌握了商业秘密信息等，在审查的时候需要特别注意。招用负有保密义务的劳动者，容易发生侵犯商业秘密的风险，严重者甚至构成侵犯商业秘密犯罪。

5）竞业限制审查；竞业限制的审查要求是类似保密义务审查的，是负有保密义务的人员、高级管理人员或高级技术人员在一定时间和领域不竞争的一种义务。保密和竞业限制的审查更大程度取决于劳动者的诚实信用，可要求其在入职声明中做好承诺。

6）无犯罪记录审查；审查方式是要求劳动者在其所在地派出所出具无犯罪记录证明，但注意并不是派出所一定都会出具，也可通过裁判文书网等进行查询。

7）个人信用审查；尤其在涉及销售、财务、数据、高管类岗位需要做好征信审查，例如银行的征信报告等。

8）其他审查。最后就是关于如生肖、星座、血型、户籍、婚育等审查，可通过填写入职表格来了解劳动者的基础情况。

二、入职手续

关于入职手续，用人单位常需要劳动者先进行入职体检，携带体检报告至用人单位进行报到。入职体检包括常规的身体健康审查及职业病审查，存在职业病风险岗位的劳动者必须进行职业病体检。

线上办理入职手续是一种趋势，通过软件线上引导劳动者填写员工入职登记表、发放电子工牌、上传相关资料等是愈发普遍的方式。企业需要注意入职登记设计，它可以是劳动合同的一种补位，甚至可以列进规章制度等对劳动者进行约束。

入职手续中还特别需要注意社保问题，一旦入职，自用工之日起应当立即为劳动者缴纳社保，以防工伤等重大风险。若未及时缴纳社保，劳动者可以要求补交，甚至可以此单方提出解除劳动合同并要求支付经济补偿金等。

三、入职告知

用人单位可向劳动者做一份入职告知书，对劳动者的工作内容、地点、条件、职业危害、生产状况、劳动报酬、社保等需要了解的情况进行告知。社保并不是法定的告知内容，但近几年社保缴纳尤其是补缴问题凸显，劳动者出具放弃缴纳社保的声明亦是无效的。但实务中用人单位可将一部分绩效工资作为社保补贴，可一定程度上避免部分要求补缴的争议。

录用条件的设置对于之后的试用期考核非常重要，用人单位需在入职阶段完成录用条件的告知，由劳动者对录用条件进行确认。此外，用人单位规章制度的重要性不言而喻，是企业做好用工管理的重要依据，合法有效规章制度的要件之一就是完成对劳动者的公示或告知，故在入职阶段，用人单位可同步对劳动者进行员工手册等规章制度的告知，由劳动者对制度进行签阅。

四、劳动合同的签订

1、劳动合同的版本

许多企业会在政府官网上下载劳动合同模板，但这类模板往往较为简单。用人单位应当从自身管理需求出发对劳动合同版本进行设计，除了基础的劳动合同条款以外，保密、竞业限制等约定都是非常重要的，建议一并签署。其他例如录用条件、规章制度告知、送达地址、劳动纪律、薪酬确认、社保（住房公积金）补贴、培训、损失赔偿等，都可以作为劳动合同的附件。

2、劳动合同的签订

劳动合同原则上建议面签，签署纸质版一式四份，一份给到劳动者，做好劳动合同签收记录、一份主管部门保存、一份人力资源部门保存、一份留作劳动者档案。但目前很多企业由于规模大、人员分布广、公章、纸质合同寄送困难等问题，签署电子合同已十分常见。电子合同能有效解决当前劳动者入职中的劳动合同签订难题，法律效力也等同于纸质合同。

3、劳动合同的条款

劳动合同的法定条款包括用人单位及劳动者的基本信息，期限，工作时间，工作地点，工作时间，休息休假，报酬社保，劳动保护等，如劳动合同的期限涉及试用期的长短，需要花多少时间来考核劳动者，就可以在劳动合同的期限上进行约定。 

除了法定条款之外，更要注意特色条款，例如送达条款，紧急联系人，规章制度条款，重大损害标准，擅自离职处理，加班工资处理，保密竞业限制，培训等。

4、事实劳动关系

未及时签署书面劳动合同形成事实劳动关系产生的风险实务中并不少见，对用人单位而言这是非常亏的。一个是从未签劳动合同第二个月开始支付双倍工资的风险，另一个是一年以上视为订立无固定期限劳动合同的风险。那判断事实劳动关系的标准则是人身上、组织上及经济上的隶属性，如劳动者受到单位规章制度的约束，单位安排了有报酬的劳动，劳动者提供了用人单位的业务组成部分等进行考量，具体判断依据则是从工资情况、社保缴纳、工作证明、考勤记录、其他劳动者的证言等进行判定。

如何防范形成事实劳动关系的二倍工资等风险呢？首先，用人单位自用工之日起一个月内应当及时与劳动者签订书面劳动合同，并做好劳动合同的签收记录；其次，对于不及时签署书面劳动合同的劳动者，用人单位需要向其送达要求签署劳动合同的书面催告，并做好证据固定，劳动者仍拒不签署的，单位可与之解除劳动关系。

劳动者正式入职以后，则进入试用期的双向考评与选择，具体可参见《试用期如何合规处理劳动关系》。由于企业用工管理是一个庞大而繁复的大体系，小编更多是从用人单位的角度进行风险分析与细节建议。于劳动者而言，则是需要明确在入职环节享有的如及时签署书面劳动合同、缴纳社保、领取约定的劳动报酬等权利以及遵守提供真实有效入职资料等诚实信用之义务。