办案指引 | 海牙认证办理指南（含浙江省海牙认证办理全流程）

一、海牙认证简介

《取消外国公文书认证要求的公约》（下称《公约》）为1961年10月5日海牙国际私法会议在第九届会议上通过并于1965年1月24日正式生效，又称为海牙认证公约，其认证为海牙认证。海牙认证是根据海牙认证公约提供的国际认证方式，用于认证在认证国以外的缔约国使用的文件，其作用和功能是证明文件的真实性，让文件在其他缔约国也具有对应的法律效力。2023年11月7日《公约》在我国生效，此后中国送往其他缔约国使用的公文书，仅需办理《公约》规定的附加证明书，即可送其他缔约国使用，无需办理中国和缔约国驻华使领馆的领事认证。其他缔约国公文书送中国内地使用，只需办理该国附加证明书，无需办理该国和中国驻当地使领馆的领事认证。相应的内容详见笔者在《海牙认证对我国参与跨境交易和涉外诉讼的影响及应对》的介绍。

二、何为附加证明书（Apostille）

《公约》的核心内容可概括为“取消”和“附加”，“取消”是指缔约国之间取消使领馆领事认证环节。“附加”是指用文书出具国主管机关签发的“附加证明书（Apostille）”，替代领事认证验证文书上的印鉴、签名的真实性。

每份附加证明书都有一个公开注册的编号，用文方可利用文书出具国提供的核查渠道验证真伪。附加证明书仅证明公文书上最后一个印鉴、签名属实，不对公文书内容本身的真实性和合法性负责。公文书内容真实性遵循“谁出具，谁负责”原则。

三、海牙认证申请流程

（一）前期准备

送往《公约》缔约国使用的文书应办理附加证明书，如相关国家有更简化的要求，按照更简化方式进行跨国文书流转。

需特别关注文书有效性和语言的使用问题，例如：阿根廷未刑证明有效期为3个月、比利时未刑证明有效期为6个月、巴西未刑证明有效期为三个月等，建议申请人向相关缔约国用文单位事先确认使用文书要求。

（二）具体流程

1. 确定文书须于《公约》缔约国使用。（缔约国名单可在中国领事服务网查询）

2. 选择具有涉外资格的公证处/贸促委办理公证书或其他证明文书。

3. 到外交部或其委托的地方外办办理附加证明书，具体见中国领事服务网之附加证明书：http://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/fjzms/ 。

（图文参考资料：中国领事服务网之附加证明书）

四、浙江省办理海牙认证操作指南

（一）文书公证

1. 被委托办理附加证明书的地方外办只有本省（市、区）内涉外公证机构或其他出文机构的印章或签字备案，故不能为其他省（市、区）出具的文书办理附加证明书。

2. 根据《中华人民共和国公证法》第二十五条：自然人、法人或者其他组织申请办理公证，可以向住所地、经常居住地、行为地或者事实发生地的公证机构提出。

因此，浙江省内办理海牙认证的自然人或法人应向本省（市、区）内住所地、经常居住地、行为地或者事实发生地涉外公证机构或其他出文机构提出。

浙江省内涉外公证处名录见：https://sft.zj.gov.cn/art/2024/3/1/art_1229247892_5270871.html

在智仁涉外团队代理的一起民事案件中，当事人住所地位于义乌，案件发生于加拿大，公证可于杭州（律师事务所所在地）或义乌（当事人住所地）能够承办涉外公证业务的公证处办理。

4. 材料准备

若为案件办理使用，则提交A.起诉材料-证明案件真实存在；B.待公证的案件法律文书；法律文书须相关人员签字的，须相关人员现场签字;C.公司营业执照等其他须公证的证据材料。

5.公证费用

公证书类型不同，价格不同，建议具体咨询选定公证机构。

6. 现场办理

联系公证处，预约现场办理时间进行现场公证。

（二）附加证明书

线上办理：

1.“浙里办”搜索“附加证明书申请”。

2. 点击在线办理，选择“浙江省”，进行授权确认之后，即可在线填表。

3. 申报材料：

--涉外公证书（公证机关核发，纸质1份）

--申请领事认证登记表（民事）（申请人自备，纸质1份）

--合法有效的身份证（系统自动获取，无需申请者提交）

4. 根据个人/法人的情况填写申报信息，如果需要认证的材料有好几份，需要逐个提交申请。

5. 受理缴费

附加证明书受理窗口对网上上报申请进行预审受理，页审合格后将短信通知申请人进行网上缴费及邮寄需附加证明书原件至指定地点。

6. 审核（正常件2个工作日，急件1个工作）

领事认证审核岗位审核收到的公证书等需附加证明书的文件原件是否符合要求，符合要求的予以审核通过并在系统上电子签署。

7. 制证（正常件2个工作日，急件1个工作）

审核通过后，制证岗位打印制作附加证明书，并在贴纸左下角加贴中华人民共和国外交部证件专用印鉴贴。

8. 发证（邮寄）

将办妥附加证明书的文书邮寄给申请人。

现场办理:

1. 申请

单位代理人携带单位介绍信、合法有效身份证件及需要办理附加证明书的公证书、商业证明书、原产地证等原件到浙江省办证窗口（杭州市石函路1号外事办证中心）申请附加证明书业务。

2. 受理

附加证明书受理窗口受理附加证明书申请，初审公证书、商业证明书及原产地证是否符合要求，并将合格材料信息录入系统。

3. 收费

附加证明书业务受理窗口受理完毕后，打印附加证明书收费单交申请人到收费室缴纳费用。

4. 审核（正常件2个工作日，急件1个工作）

审核公证书、商业证明书及原产地是否符合要求，符合要求的予以审核通过并在系统上电子签署。

5. 制证（正常件2个工作日，急件1个工作）

审核通过后，制证岗位打印制作附加证明书，并在贴纸左下角加贴中华人民共和国外交部证件专用印鉴贴。

6. 发证

杭州市石函路1号外事办证中心二楼大厅发证岗位发证，申请人携附加证明书收费单（原件）领取附加证明书完毕的证书，发证岗位在系统上做发证登记。

林芳

袁瑞笑