企业劳动合同管理中的实用技巧

劳动合同的管理是企业风险管理的一门重要功课，在《劳动合同法》已经施行了十二年之后，劳动者对于是否签订书面劳动合同越来越重视，而企业不签书面劳动合同的成本也越来越高。与之对应的是劳动合同的管理在很多企业却未得到足够的重视，出现漏签、遗失等情况的比比皆是，一旦出现这种情况，对于企业来说就隐患重重了，所以如何管理好劳动合同对于企业来说是一项必须十分重视的工作。

首先劳动合同的签订时间有讲究。法律规定劳动合同必须在劳动者入职之日起一个月之内签订，一般的用人单位也基本会在入职当日就与劳动者签订书面劳动合同，如果不能在入职当日签，在签订的时候也应该是将劳动合同的期限从入职之日起计算。有很多用人单位认为，我不能确定这个人是否符合录用条件，所以想在试用期满确定录用的时候再签。对于这种想法除非试用期为一个月的这种特殊情况，只要试用期超过一个月，就会出现用工已经超过一个月却还没有签订书面劳动合同的事实劳动关系情形。其实不签劳动合同对劳动者来说风险小于收益，而对于企业来说只有风险，因为入职即签劳动合同并不影响你对劳动者试用期的考核，如果劳动者在试用期期间不符合录用条件依然可以解除劳动合同，但如果不签从第二个月起只要劳动者主张就需支付最多11个月的二倍工资。所以，用人单位应该将签订书面劳动合同制度化、固定化，规定在用工之日起一个月内必须签订书面劳动合同，以避免被员工主张二倍工资的风险。还有一种特殊情况就是劳动合同期满继续延续的要及时续签，如果遗忘了未签有人主张的话也是需要支付二倍工资的。所以对于劳动合同的管理还包括及时的续签，不能因为已经是老员工了疏忽了签书面劳动合同的步骤，以避免给用人单位埋下隐患。

在实践中HR们可能会遇到一些劳动者用各种理由不与企业签订劳动合同，以期达到不可告人的目的，此时如果HR没有关注，忽略了与劳动者签订书面劳动合同的事情，导致产生二倍工资的情形。那么HR遇到此类劳动者该如何应对呢？对此，《劳动合同法实施条例》第五条规定： 自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。对于这种情况，用人单位应书面通知劳动者与用人单位签订书面劳动合同，并做好通知记录，在规定的时间内劳动者还是推脱不签订书面劳动合同，就可以向其发出终止劳动关系通知书。还有一种极端的情况，那就是如果负责签订劳动合同的人员如HR等故意不签劳动合同或员工因其他客观情况无法续签的情形，进而在一年后主张企业支付二倍工资，该如何处理呢？对于此类情况，在浙江省范围内，浙江高院的解答中规定：“对于不可归责于用人单位的原因导致未签劳动合同的，可以免责，不可归责于用人单位的情形包括用人单位有充分证据证明劳动者拒绝签订或者利用主管人事等职权故意不签订劳动合同的；工伤职工在停工留薪期内的，女职工在产假期内或哺乳假内的，职工患病或非因工负伤在病假期内的，因其他客观原因导致用人单位无法及时与劳动者签订劳动合同的。”。虽然解答中有这么多的免责条款，但是还是令HR们头痛的是该怎么将这些条款细化到可执行才能避免风险。我们的建议是在遇到因特殊假期原因导致的用人单位无法及时与劳动者签订劳动合同的，首先要做好基础工作，即对各类假期的起止时间计算精准，只有在精确计算假期的情况下才能保证在规定的假期结束时及时启动签订劳动合同的工作。具体操作要在假期结束时，书面通知劳动者签订劳动合同，如果劳动者拒不配合的话，要及时终止劳动关系。

劳动合同如何保管更稳妥。我们建议对劳动合同应建立专人保管、专用设备保管，非必要不外借等措施。同时要有劳动合同签收表，在劳动者领取劳动合同时由其签字，这样就有双保险的作用，如果在劳动合同遗失的时候可以作为备份证据证明是签过劳动合同的。以上是对于一般劳动者来说的，那么对于高管及人事部门的员工建议劳动合同签至少一式三份，然后交由财务或其他部门交叉保管一份，以避免发生人为风险。笔者曾经遇到过一个案例，用人单位对所有人员入职即签订劳动合同，但是劳动合同放在一个开放式的办公室中，没有做重点保管。后来有一位高管在工作满一年后以未签订书面劳动合同为由要求支付二倍工资。案件发生后，用人单位却拿不出来书面劳动合同，也拿不出其他签订了书面劳动合同的证据，我们接受二审委托后虽然向法庭提交了其他同时期所有入职员工签订的书面劳动合同，希望能够让法官确信确实与该高管签订过书面劳动合同只是遗失的事实，但是很遗憾，最终法院并未采信。通过本案可以看出，对书面劳动合同的保存管理有多重要。

 劳动合同虽然是规定用人单位与劳动者权利义务的书面文件，用人单位总怕签了后会对自己造成制约，其实这些都多虑了，因为关于劳动者的权利在法律里已经做了详细规定，不因未签劳动合同而有任何减损，反而是不签书面劳动合同对用人单位的惩罚措施是相当严厉的。能否做好劳动合同的管理，包括保管工作、续签管理，是考验用人单位人事工作的重要指标，不要以为人事工作不创造利润，管好劳动合同，避免赔偿责任，也是创造价值。